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To-Do-Liste: So nutzt du das Produktivitätstool richtig

Frau guckt auf ihren Planer
Content Editor & Fitnesstrainerin
Lisa ist studierte Journalistin, lizensierte Fitness- und Gesundheitstrainerin und Meditationscoach. Sie hat viele Jahre für verschiedene Lifestyle- und Fitnessmagazine gearbeitet, hier schreibt sie Artikel aus den Bereichen Workout, Fitness, Lifestyle & Mind.

Eine To-Do-Liste hilft dir, Projekte zu strukturieren und deine Produktivität zu steigern – vorausgesetzt, du nutzt das Tool richtig. Lies hier, wie dir To-Do-Listen den Alltag erleichtern. 

Was ist eine To-Do-Liste?

To-Do-Listen sind eines der wichtigsten Tools für mehr Struktur und Produktivität im Alltag. Kein Wunder, dass viele Menschen ohne ihre Abhak-Liste kaum etwas erledigt bekommen.

“To do” bedeutet “zu tun”. Man notiert entsprechend Punkt für Punkt, welche Aufgaben – egal, ob beruflicher oder privater Natur – zu erledigen sind. Diese To-Dos können sich auf einen Tag, eine Woche oder ein Projekt beziehen.

Mit To-Do-Listen lassen sich:

  • Aufgaben übersichtlich darstellen,
  • Prioritäten abbilden und
  • Erfolge festhalten.

Die Listen dienen dazu, anstehende Aufgaben zu sammeln, ihrer Wichtigkeit nach zu ordnen und abzuhaken, sobald ein To-Do erledigt ist. Das verschafft dir einen besseren Überblick und erleichtert die Erfolgskontrolle.

Was bringen To-Do-Listen?

Wir alle wissen längst, wie wichtig es ist, Stress zu vermeiden. Da ist jedes Mittel recht, um Druck aus dem Alltag zu nehmen. Die To-Do-Liste ist eine einfache und zugleich effektive Methode, sich vor Überlastung zu schützen. Du siehst Schwarz auf Weiß, welche Aufgaben im Laufe eines Tages anstehen und kannst diese priorisieren oder auf einen anderen Tag verschieben, wenn der Workload zu groß ist.

Zwei zentrale Dinge passieren, wenn wir To-Do-Listen führen:

  1. Du entlastest dein Gedächtnis: Unerledigte Aufgaben bleiben im Kopf und sorgen hier für Chaos. To-Do-Listen befreien dich von diesen Gedanken und helfen dir somit, den Fokus auf die eigentlichen Aufgaben zu lenken. Du steigerst deine Konzentrationsfähigkeit.
  2. Du aktivierst dein Belohnungssystem: Beim Häkchen setzen wird unser Belohnungssystem im Gehirn aktiviert und das Glückshormon Dopamin ausgeschüttet. Infolge fühlst du dich motivierter und arbeitest produktiver.

Tipp: Deine Erfolgsformel für mehr Motivation – hier erfährst du alles, was du wissen musst. 

Vorteile und Nachteile von To-Do-Listen

To-Do-Listen sind unheimlich praktisch, können aber auch ein paar nachteilige Effekte haben. Hier ist eine Übersicht über Pros und Contras:

Vorteile von To-Do-Listen Nachteile von To-Do-Listen
  • einfach in der Handhabung
  • verschaffen Überblick über anstehende Aufgaben
  • Prioritäten lassen sich darstellen
  • entlasten das Gedächtnis
  • motivierender Effekt
  • geben dem Alltag mehr Struktur
  • steigern die Konzentration und Produktivität
  • zu lange Listen können überfordern und Stress auslösen
  • Ablenkung von den eigentlichen Aufgaben
  • der Fokus liegt auf dem Abhaken und nicht dem Prozess an sich
  • man kann sich schnell in Kleinigkeiten verlieren und das große Ganze aus dem Blick verlieren

To-Do-Listen: Beispiele

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine To-Do-Liste zu führen. Grundsätzlich kannst du deine Aufgaben auf einem Blatt Papier oder Post-it notieren. Auch dein Kalender oder ein Notizbuch sind gute Plätze für die täglichen To-Dos. Alternativ bieten sich eine Exel-Tabelle oder eine App auf dem Smartphone an.

Wähle ein Medium und einen Platz, der sich für dich stimmig anfühlt und am besten in deine täglichen Abläufe integrieren lässt. Bist du häufig in der Küche, kannst du die To-Do-Liste an den Kühlschrank hängen. Verbringst du die meiste Zeit am Bildschirm, könnte eine digitale Liste optimal für dich sein.

Man kann drei Arten der To-Do-Liste unterscheiden:

  1. Tägliche To-Do-Liste: Bei dieser Form notierst du alle Aufgaben ihrer Wichtigkeit nach untereinander. Sobald du ein To-Do erledigt hast, machst du dahinter ein Häkchen.
  2. Erweiterte To-Do-Liste: Zusätzlich zu den anstehenden Aufgaben notierst du den voraussichtlichen zeitlichen Aufwand. Diese Art der To-Do-Liste kann vor allem bei größeren Projekten sinnvoll sein.
  3. Komplexe To-Do-Liste: Bei dieser Form wird alles festgehalten, was für eine Aufgabe relevant ist: vom Aufwand über Verantwortlichkeiten, benötigte Mittel usw. Nachteil der komplexen Liste ist, dass man schnell den Überblick verlieren kann. Hier ist es also wichtig, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Eine komplexe To-Do-Liste ergibt Sinn, wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten.

Tipps für gute To-Do-Listen

Damit eine To-Do-Liste deinen Alltag wirklich bereichert – und dir das Leben leichter macht –, solltest du ein paar Dinge beachten. Hier sind die besten Tipps rund um dein Aufgabenmanagement:

Befolge die 1-3-5-Regel

Eine Schwierigkeit besteht für viele darin, zu entscheiden, was überhaupt auf eine To-Do-Liste kommt und wie viele Aufgaben sinnvoll sind. In diesem ersten Schritt kann dir die sogenannte 1-3-5-Regel helfen.

Zu oberst steht auf deiner Liste nur ein To-Do. Dies ist die wichtigste Aufgabe, die im Regelfall auch am meisten Zeit frisst. Darunter notierst du drei To-Dos, die ebenfalls wichtig  sind und erledigt werden sollten, aber weniger dringend erscheinen. Darauf folgen fünf kleine To-Dos, die notfalls auch am Folgetag erledigt werden könnten.

Schreibe deine To-Do-Liste am Abend oder Wochenanfang

Viele erstellen ihre To-Do-Liste morgens früh. Das erscheint sinnvoll, kann aber deine Produktivität hemmen, da du wertvolle Zeit damit verlierst, deine Aufgaben zu priorisieren. Gewöhne dir stattdessen an, deine To-Dos am Vorabend aufzuschreiben, als Teil deiner Abendroutine. Jetzt hast du noch alle unerledigten Aufgaben im Kopf, riskierst also nicht, etwas Wichtiges zu vergessen. Du kannst entspannter schlafen und am nächsten Morgen frisch und produktiv in den Tag starten.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, deine Liste am Anfang einer jeden Woche für die nächsten sieben Tage aufzusetzen. Das hat den Vorteil, dass du einen guten Überblick über deine Wochenplanung hast und schnell reagieren kannst, wenn Terminanfragen kommen.

Priorisiere deine Aufgaben sinnvoll

Das Wichtigste bei einer To-Do-Liste ist die Priorisierung der anstehenden Aufgaben. Schreibst du diese wahllos durcheinander auf ein Blatt Papier, ist dir wenig geholfen. Am Ende erledigst du nur das, was dir Freude macht und unangenehme, aber dringende To-Dos wie die Buchhaltung bleiben liegen.

Beim Priorisieren kann dir die sogenannte Eisenhower-Matrix helfen. Du sortierst deine To-Dos in eine der folgenden Kategorien:

  • A-Aufgaben (dringend und wichtig): Diese Aufgaben sollten sofort erledigt werden.
  • B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend): Diese Aufgaben sind meist langfristige, umfangreichere To-Dos. Du kannst sie später erledigen oder delegieren.
  • C-Aufgaben (dringend, aber nicht wichtig): Diese Aufgaben kannst du im besten Fall delegieren oder dir dafür täglich einen Zeitblock einplanen.
  • D-Aufgaben (nicht dringend, nicht wichtig): Diese To-Dos sind kaum wichtig, sie kannst du erledigen, wenn nach allen anderen Aufgaben noch Zeit ist.

Wendest du zusätzlich zu dieser Matrix die 1-3-5-Regel an, könnte deine To-Do-Liste so aussehen:

  1. A-Aufgabe: Meeting vorbereiten
  2. B-Aufgabe: Präsentation erstellen
  3. C-Aufgabe: Reise stornieren
  4. C-Aufgabe: Rechnungen begleichen
  5. B-Aufgabe: Präsentation erstellen
  6. B-Aufgabe: Präsentation erstellen
  7. B-Aufgabe: Präsentation erstellen
  8. C-Aufgabe: Rechnungsbelege abheften
  9. D-Aufgabe: Büromaterial bestellen

Zerlege große To-Dos in kleinere Aufgaben

Sind deine To-Dos zu umfangreich, so dass du täglich nur ein oder zwei erledigen kannst, stellt sich schnell Frust ein. Versuche also, große Aufgaben in kleinere zu unterteilen. Willst du beispielsweise deinen Umzug vorbereiten, schreibe nicht “Umzug” auf die Liste. Stattdessen kannst du das Mammutprojekt auf kleine Steps herunterbrechen: Umzugsunternehmen anfragen, Umzugskartons besorgen, Sperrmüll beantragen, Gesuch für Nachmieter einstellen usw.

Wichtig: Werde aber nicht zu kleinteilig. Dann nämlich droht deine To-Do-Liste unendlich lang zu werden. Auch das sorgt am Ende für mehr Frust als Motivation. Mini-Aufgaben verstopfen deine Liste unnötig. Gewöhne dir an, alle To-Dos, die weniger als fünf Minuten brauchen, sofort zu erledigen und gar nicht erst aufzuschreiben.

Nutze deine To-Do-Liste nicht als Kalender

Termine haben in deiner To-Do-Liste nichts zu suchen. Sie machen das Dokument nur unübersichtlich. Du kannst deine tägliche Aufgabenliste natürlich in deinem Kalender notieren, solltest beide Formate aber nicht vermischen. Wirf am besten einen Blick auf deinen Terminplan, bevor du deine Aufgaben festhältst. Dann weißt du, wie viel Zeit dir effektiv zur Verfügung stehst und wie viele To-Dos wirklich realistisch sind.

Fazit

  • To-Do-Listen sind ein wichtiges Tool für mehr Produktivität und Struktur im Alltag.
  • Mit To-Do-Listen lassen sich Aufgaben übersichtlich darstellen, Prioritäten abbilden und Erfolge festhalten.
  • Die größten Vorteile von To-Do-Listen: Das Gedächtnis wird entlastet und das Belohnungssystem aktiviert.
  • Wichtig ist, dass To-Do-Listen nicht überladen sind und Prioritäten besitzen.
  • Idealerweise schreibt man To-Do-Listen am Abend für den Folgetag oder vor Wochenanfang für die kommenden sieben Tage.
  • Das Abhaken einer To-Do-Liste sollte realistisch sein: Die Aufgaben sind so klein wie möglich, sollten aber jeweils mehr als fünf Minuten in Anspruch nehmen.

 

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